ארגון של אירוע מאפס זה לא עניין של מה בכך. דרוש ידע מעמיק בנושא והיכרות עם הכללים שמאפשרים להגיע בסופו של דבר לארגון של אירוע מושלם. בשורות הבאות נציין בפניכם את כל הכללים שיאפשרו לכם לקיים את האירוע שאתם חולמים עליו. תכינו את עצמכם, כי אתם תצטרכו ליישם את כל המידע. החל מהאטרקציות ועד המתנות שהאורחים שלכם צפויים לקבל.
הרקע לכתיבת המדריך
את מדריך זה החלטנו לכתוב לאחר שערכנו אירוע שלא התקיים בהתאם לציפיות שלנו. השקענו לא מעט כסף ומחשבה, והיינו בטוחים שהולך להיות אירוע בלתי נשכח. אתם בטח מבינים שנחלנו אכזבה קשה בסופו של דבר, כשגילינו שעשינו טעות מרה. כדי להבין איך לתקן את המצב, פנינו למומחים בתחום ארגון האירועים והם סייעו לנו בהקמת אירוע נוסף תוך שציינו בפנינו את 3 הכללים שאפשרו לנו להקים את האירוע שחלמנו עליו. כדי להעלות את המודעות בנושא, החלטנו לכתוב על כך מדריך מעמיק שיקל עליכם, המתעניינים, בעת הקמת האירוע שלכם.
הכלל ה – 1 לארגון אירוע מושלם: בחירת מתנה שמתאימה לכולם
בחרנו להתחיל מהסוף וזה לא סתם. המתנות, החלק שמגיע בדרך כלל בסוף האירוע, צפוי להשפיע רבות על האירוע שלכם. שכן, כל אורח יוצא מהמקים עם שקיות אריזה שבתוכה ממתינה לו מתנה שמתאימה במיוחד עבורו. כדי שתוכלו להגיע למצב של התאמת מתנה באופן מקסימלי, אתם צריכים לבדוק תחילה מי קהל היעד של האירוע שלכם ולהתייעץ עם מומחים בנושא, כדי להחליט איזו מתנה תוכל להתאים לכולם ללא יוצא מן הכלל.
הכלל ה – 2 לארגון אירוע מושלם: בחירת אטרקציה מותאמת
גם כאן צריכה להיעשות מחשבה מעמיקה שנוגעת לקהל היעד של האירוע. אם אתם רוצים שיהיה לכם אירוע לא פחות ממוצלח, אתם צריכים לבדוק מי נמצא בקהל, למשל:
- האם יש אנשים דתיים? חילוניים?
- מהו טווח הגילאים של המוזמנים?
- האם יש מישהו עם מוגבלות? ועוד
לאחר שתבחנו את כל הפרטים החשובים בנוגע לאורחים שלכם, תוכלו לבחור את האטרקציה שתתאים לכולם. בחירה של אטרקציה שמתאימה לכל אחד מהיושבים בקהל, תאפשר לכל אחד מהם ליהנות מהאירוע במקסימום.
הכלל ה – 3 לארגון אירוע מושלם: הוספת אמצעי חימום או קירור
זה לא משנה אם אתם מקיימים את האירוע שלכם בחוץ או בתוך מבנה, אתם צריכים לדאוג לכך שיהיו אמצעי חימום או קירור במקום בהתאם לעונה. כך שאם מדובר למשל באירוע קיצי במבנה שאין בו מזגנים, אתם צריכים לדאוג למאווררים ניידים או לכל אמצעי שיאפשר לאורחים שלכם להרגיש בנוח.
לסיום
עד כאן 3 הכללים שיאפשרו לכם לארגן אירוע מושלם שכולם ייהנו ממנו. אנו מקווים שתלמדו מטעויות העבר של כותבי המדריך ושתיישמו את הכללים שצוינו לעיל. מאחלים לכם אירוע מושלם!
