ישנם אתגרים רבים העומדים בפניכם בדרך לארגון אירוע מוצלח. קייטרינג, עיצוב וצלם הם רק חלק מהספקים שצריך לבחור כאשר מארגנים אירוע מכל סוג, אך הבחירה החשובה ביותר היא איזו פעילות תהיה באירוע. בין אם מדובר ביום גיבוש או מסיבת רווקות, חשוב לדאוג לפעילות כלשהי על מנת שהאורחים לא ישתעממו. אז איך בוחרים פעילות מהנה לאירוע שלכם?
קודם כל, חשבו על המוזמנים
מכיוון שמטרת הפעילות היא לבדר ולעניין את המוזמנים לאירוע, מומלץ לעבור על רשימת המוזמנים ולחשוב ממה הם ייהנו. לדוגמה, במידה ואתם מארגנים מסיבת רווקות, ככל הנראה הרצאה בנושא ליגת הכדורגל הצרפתית לא תהיה הבחירה המתאימה (אלא אם כן מדובר בקבוצת כדורגלניות). במידה ומדובר באירוע עם רשימת מוזמנים גדולה ומגוונת, נסו לבחור פעילות שתפנה למכנה המשותף הרחב ביותר בקרב המוזמנים.
אל תשכחו לקחת את עצמכם בחשבון
עצה זו אולי נשמעת מוזרה כאשר היא מגיעה אחרי העצה הראשונה, אך חשוב להבהיר שהן לא סותרות. אחת הבעיות המרכזיות בקרב מארגני אירועים היא שלעתים קרובות הם לא נהנים מהאירוע שהם עצמם ארגנו. לכן, כאשר אתם ניגשים לבחור פעילות עבור האירוע שאתם מארגנים, אל תבטלו את הרצונות שלכם ובחרו משהו שגם אתם תשמחו להשתתף בו. לדוגמה, אם כבר שנים אתם מנסים להעלות את רמת התמונות שאתם מצלמים בטלפון, שקלו להזמין סדנת צילום בסמארטפון.
חפשו מפעילים מומלצים
לאחר שהבאתם בחשבון את רשימת המוזמנים ואת הרעיונות שלכם, הדבר הבא שחשוב לעשות הוא לוודא שהפעילות שאתם מעוניינים להזמין מגובה בהמלצות. חפשו חברים או מכרים שנכחו באירוע בו התקיימה הפעילות, ובקשו את חוות דעתם הכנה. היכנסו לפייסבוק או לרשתות חברתיות אחרות וקראו את התגובות והביקורות על דף העסק של המפעיל. בכל מקרה, ודאו שלמפעיל יש קהל לקוחות מרוצים, על מנת למנוע אכזבה ביום האירוע.
אל תשכחו להשוות מחירים
עד כה עסקנו בעיקר בבחירת הפעילויות על מנת להבטיח את ההנאה שלכם ושל המוזמנים ביום האירוע עצמו. בה בעת חשוב לזכור שישנם שיקולים נוספים בעת בחירת פעילות מהנה לאירוע שלכם. בין היתר צריך לקחת בחשבון את מיקום האירוע, משך הזמן שלו, וכמובן עלות הפעילות. במידה והחלטתם על סוג ההפעלה בה אתם מעוניינים עבור האירוע שלכם, זכרו לא להזמין את המפעיל הראשון שקופץ בתוצאות החיפוש, אלא לפנות למספר מפעילים ולבקש הצעות מחיר. כך תוכלו לוודא שאתם מקבלים מחיר הוגן, ולא לרוקן את הכיס על הפעלה לאירוע, מוצלחת ככל שתהיה.
סיכום
בסופו של יום, ישנם שיקולים רבים שיש להפעיל בעת בחירת הפעלה לאירוע. חשוב לקחת בחשבון את רצונות המוזמנים אך בו זמנית לא לשכוח לבחור פעילות שגם אתם, מארגני האירוע, תיהנו ממנה. כמו כן, זכרו לבקש המלצות ולקרוא ביקורות על בעל העסק של הפעילות שבחרתם, ואל תשכחו להשוות מחירים מול מפעילים דומים.
