אירוע טוב הוא אירוע שכולם נהנים בו וזוכרים אותו לטובה, אך אירוע מושלם הוא בהכרח אירוע שהושקעה בו מחשבה כבר בשלבי הארגון המוקדמים. להפקת אירוע מושלם באמת כדאי לעקוב אחר כמה טיפים קלים להבנה ולביצוע שיקפיצו את האירוע שלכם כמה רמות למעלה.
הפקת אירוע מושלם לאורחים ולמארח
תמיד חשוב לזכור שבהפקת אירוע יש שני "שחקנים" משמעותיים – המארח והאורחים ולעיתים מרוב שנוטים לשים תשומת לב רבה מדי לאורחים, שוכחים להתרכז גם ברצונות ובחוויה של המארח – ולהפך. יתרה מכך, עם כניסת הרשתות החברתיות והשיתופים הבלתי פוסקים בחיינו, נראה כי כל אירוע חייב להיות מושלם כי הוא כנראה יתועד פעמים רבות ויופץ גם לאנשים שאינם נכחו באירוע.
חשוב לא להיכנס ללחץ מהפקת אירוע, עבודה מסודרת ואחראית תבטיח לכם אירוע מושלם.
טיפים להפקת אירוע
החלטתם להפיק אירוע? עובד בשלב התכנון כדאי לשים לב לכמה טיפים פשוטים ליישום.
לא בהכרח לחדש אלא לדייק
פעמים רבות אנשים נוטים לרצות בעיקר לחדש ולעשות משהו שעוד לא נראה כמותו. אך מטרה זאת היא לא תמיד המטרה הנכונה ויכולה דווקא לפגוע בהפקת האירוע ובחוויה הן של האורחים והן של המארח. המטרה שכדאי לשאוף אליה היא דווקא לדייק דברים שכבר היו – יודעים שצריך להיות אוכל באירוע ותמיד יש פיצות כי הן זולות וקלות להגשה לדוגמא במסיבות כיתה, שקלו להביא דוכן שמכין פיצות במקום או לארגן את הפיצות במגשים אחרים מהמגשים של המשלוח.
סיוע בהפקה ממקצוענים
כפי שתוכלו לראות באתר www.nofar-il.co.il הפקת אירועים היא מקצוע לכל דבר ואנשים שמתמקצעים בו יודעים הן כיצד לתכנן אירוע בצורה יעילה ומהירה, והן כיצד לוודא שהאירוע יתנהל בצורה מושלמת ויתעלה על כל הציפיות שלכם. אפשר בהחלט להשאיר את ההפקה למקצוענים ועדיין לקבל אירוע עם הטעם והטאץ' האישי שלכם.
השאירו את יום האירוע לבלתמים
כאשר אנשים בונים את הלוז ואת המשימות שלהם לקראת אירוע לעיתים נוטים להשאיר דברים לרגע האחרון, ולעיתים יש הכרח בכך לדוגמא בהבאת האוכל. נסו להיעזר באנשים אחרים ולחלק מראש משימות ליום האירוע כדי שאתם תהיו פנויים הן להתרגש ולהתארגן כמו שצריך, והן להתמודד עם אירועים בלתי מתוכננים שיצוצו. כמו כן, אתם צריכים להיות זמינים לכל הספקים והאנשים שלוקחים חלק באירוע ולכן כדאי שתהיו יחסית פנויים פיזית ומנטלית.
הפקת אירוע מושלם תלויה לא רק בכמה זמן או כסף תשקיעו בהפקה אלא בהשקעה בשלב התכנון וההפקה. המטרות שתשימו לעצמכם וחלוקת המשימות שתבצעו לאנשי מקצוע או לחברים שעוזרים, יכולים לשפר מאוד הן את האירוע והן את החוויה שלכם כמארחים של האירוע. כמו כן, תמיד כדאי לשקול התייעצות עם אנשי מקצוע שמתמחים בהפקת אירועים, להם התשובות הטובות ביותר והיכולת לארגן את כל המטרות והמשימות.
